NovaTime Antragswesen
Das Modul Antragswesen ist in erster Linie ein Informationsportal für die Mitarbeitenden des Unternehmens. Damit wird die Zeiterfassung transparent: Jede Person kann sich direkt am Arbeitsplatz über ihr Konto informieren – etwa wie viel Resturlaub noch zur Verfügung steht – ohne in der Personalstelle nachfragen zu müssen. Hierbei kommen die in NovaTime bewährten Auswertungen wie Mitarbeiterjournal, Urlaubskartei und Jahreskartei zum Einsatz.
Das System wird so eingerichtet, dass jede Person die für sie passende Ansicht erhält. So kann beispielsweise eine Abteilungsleitung nicht nur das eigene Konto einsehen, sondern auch die Konten der Mitarbeitenden in der Abteilung. Berechtigungen und Einblicke werden dabei zentral gesteuert.
Für noch mehr Komfort und einen weiteren Schritt hin zum papierlosen Büro lassen sich im Antragswesen zusätzliche Funktionen aktivieren. Dazu gehört die Möglichkeit, Abwesenheiten wie Urlaub direkt online zu beantragen. Die dafür nötigen Instanzen lassen sich individuell oder gruppenweise festlegen. Weicht eine Person von der standardmäßigen Genehmigungshierarchie ab, kann dies ebenfalls direkt im System hinterlegt werden.
Auch Vertretungsregelungen sind integriert. Dabei wird unterschieden zwischen Mitarbeitervertretung und Genehmigervertretung: Bei der Mitarbeitervertretung kann festgelegt werden, ob eine Vertretung einem Antrag aktiv zustimmen muss oder lediglich informiert wird. Bei der Genehmigervertretung lassen sich Stellvertretungen für Vorgesetzte definieren. Ist ein Genehmiger beispielsweise mehrere Tage abwesend, werden offene Anträge automatisch an die hinterlegte Vertretung weitergeleitet.
Das Antragswesen informiert auf Wunsch automatisch per E-Mail über wichtige Ereignisse – etwa wenn ein Antrag gestellt wurde, wenn eine Zustimmung/Genehmigung vorliegt, bei Ablehnung oder bei Stornierungen. So bleiben alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand, ohne manuell nachsehen zu müssen.
Zusätzlich steht mit dem Ampeltableau eine übersichtliche, farblich gerasterte Darstellung von Zeit- und Überstundenkonten zur Verfügung. Auf einen Blick ist erkennbar, ob sich die Werte im grünen Bereich befinden oder ob sich erhöhte Überstunden abzeichnen. Die Darstellung richtet sich nach den in NovaTime hinterlegten Grenzwerten und unterstützt Führungskräfte und Teams bei einer fairen und transparenten Einsatzplanung.
Für die Nutzung genügt ein Browser. Das Antragswesen kann bequem im Intranet oder bei Bedarf auch im Internet bereitgestellt werden – ohne zusätzliche Softwareinstallation auf den einzelnen Arbeitsplätzen. So wird die Abwesenheitsverwaltung effizient, transparent und zukunftssicher.