NovaTime Zeiterfassung

NovaTime ist eine Softwarelösung zur Personalzeiterfassung für Desktop, Mobile sowie als Webanwendung. Die Personalverwaltungsfunktionen umfassen Zeiterfassung, Gebäudezutrittskontrolle und Abwesenheitsmanagement. Das Grundpaket von NovaTime ist für 10 Mitarbeitende ausgerichtet und auf über 5000 Mitarbeitende erweiterbar. Aufgrund des großen Funktionsumfangs legt NovaTime besonders viel Wert auf eine nutzerzentrierte Entwicklung, damit Ihren Mitarbeitenden trotz der Komplexität der Umgang möglichst stressfrei und einfach gemacht wird.

Durch den modularen Aufbau kann ein individuelles Paket zusammengestellt werden, das optimal auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist. Sollte sich Ihr Anforderungsprofil zu einem späteren Zeitpunkt ändern, kann NovaTime mit unseren Modulen erweitert und der Umfang Ihrer Lizenz an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Dieser Aufbau ermöglicht es, die Software sowohl für kleine, mittlere als auch große Betriebe zugeschnitten einzusetzen. NovaTime wächst mit Ihrem Unternehmen und Ihrem Personalstamm.

NovaTime ermöglicht eine nahtlose Anbindung an gängige Lohn- und Gehaltssystemen wie Loga, Datev, Paisy, und vielen mehr. Durch eine frei anpassbare Schnittstelle ist es möglich, auch weniger bekannte Lohn- und Gehaltssysteme anzubinden. Mit Zutrittskontrollterminals von Honeywell und Datafox lässt sich eine zuverlässige Zutrittskontrolle einrichten, ohne dabei die Personaldaten mehrfach erfassen zu müssen.

Dank der vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten und der VariListen ist NovaTime eine maßgeschneiderten Lösung, die zu Ihren persönlichen Präferenzen und den Anforderungen Ihrer Workflows passt. Gestalten Sie die Oberfläche, Ausgaben der Listen und Sondertasten in den Terminals ganz nach Ihren Bedürfnissen.

NovaTime wird ausschließlich über zertifizierte Systempartner vertrieben und implementiert. Von der Beratung über die professionelle Einrichtung bis hin zur langfristigen Betreuung und Support wird alles optimal auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt. Die Preise richten sich nach dem gewünschten Funktionsumfang, der Unternehmensgröße und den benötigten Modulen. Dank des On-Premises-Lizenzmodells ohne laufende Abogebühren ist NovaTime auch langfristig eine wirtschaftliche und sichere Investition. Einen erfahrenen NovaTime-Systempartner in Ihrer Nähe finden Sie ganz einfach über die Partnerübersicht unter Vertrieb.

Systemvoraussetzungen & Plattform

• Software-Grundpaket für 10 Mitarbeitende, erweiterbar auf über 5.000 Mitarbeiter
• für 32- und 64-Bit Systeme, lauffähig unter Windows 10, Windows 11 sowie Windows Server 2016, Windows Server 2019, Windows Server 2022 und Windows Server 2025
• Personalverwaltung und Antragswesen sind komplett browserbasiert (Client-Installationen und Updates auf einzelnen PCs entfallen)
• Unterstützte Browser für Antragswesen & Web-Terminal: aktuelle Versionen von Chrome, Firefox, Edge und Safari
• Zugriff plattformübergreifend über Windows, macOS, iOS und Android (auch aus dem Homeoffice)
• DSGVO- und EuGH-konform durch Self-Hosting (On-Premises)

Datenhaltung & Archivierung

• Rückrechenfähigkeit aller Buchungen, Konten, Parameter und Pläne über einen Zeitraum von bis zu 20 vergangenen Jahren, dem aktuellen und dem Folgejahr
• Langzeitarchiv (SQLite) für Zugriff auf Daten, die weiter als 20 Jahre zurückliegen
• Online-Verrechnung aller Buchungen und Korrekturen

Personalstammverwaltung

• Personalstammverwaltung mit Urlaubskontenführung und -planung, Monats- und Jahressummenkonten in Tagen und Stunden, Jahresfehlzeiten-Kalender und 20 frei definierbaren Zusatzfeldern
• Berechtigungsgesteuerte Darstellung des Personalstamms, z. B. Ein- oder Ausblenden von Personalfotos
• Jahresfehlzeiten-Kalender mit individueller Farbgestaltung
• Frei definierbare Zusatzfelder und -gruppierungen zur individuellen Abbildung von Organigrammen
• Individuell gestaltbare Eingabemasken für Personal, Mitarbeiterjournal und Buchungen

Organisationsstruktur (Stammdaten)

• Bis zu 9.999 Kostenstellen einrichtbar mit 6-stelligen Nummern (wahlweise alphanumerisch, 10-stellig)
• Je bis zu 9.999 Abteilungen, Zweigstellen und Beschäftigungsarten einrichtbar mit 5-stelligen Nummern (wahlweise alphanumerisch, 10-stellig)
• Je bis zu 9.999 Feiertagskalender, Buchungsarten und Lohnarten einrichtbar
• Je bis zu 9.999 Arbeitspläne und Tagespläne einrichtbar
• Je bis zu 999 Abschlusspläne und Verrechnungsregeln einrichtbar

Arbeitszeitmodelle

• Planung von Fehlzeiten und Schichtplänen
• Mühelose Integration unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle
• Arbeitspläne mit Wiederholzyklen von 1 bis 25 Wochen, Rasterung von Buchungen, Rundung verrechneter Stunden, automatischer Schichtwechsel über den Kommen-Zeitpunkt
• Tagespläne mit über 60 editierbaren Parametern, u. a. 5 Pausenarten, Kernzeiten, Meldekriterien für die Abweichungsliste, Arbeitszeitbegrenzungen, Überstunden- und Lohnartenverrechnung
• Abschlusspläne mit je 11 Zyklusmöglichkeiten für Saldo-/Überstundenverrechnung, Kappung usw.

Feiertage & Abwesenheiten

• Feiertagskalender vordefiniert für alle 16 Bundesländer, änder- und erweiterbar; bewegliche Feiertage werden automatisch berechnet
• Sonderfeiertage jährlich oder einmalig, bis zu 4 Feiertagsklassen möglich

Auswertung & Bedienung

• Lampentableau: Anwesenheit und Erreichbarkeit von Kolleginnen und Kollegen stets im Überblick
• Konfigurierbare Schnell-Button-Leiste
• Erweiterte variable Listen (VariListen) als leistungsstarkes Werkzeug zur Auswertung und Darstellung erfasster Daten
• Erweiterte Abweichungslisten
• Ampelkonto: farblich gerasterte Darstellung des Gesamtsaldos
• Buchungsarten mit Häufigkeitsprüfung
• Statistiken zu Personal, Zeiten und Abwesenheiten
• Statistik-Modul
• Urlaub-Komfort-Modul
• Option: Mandantenfähigkeit

Antragswesen (Self-Service & Workflow)*

• Browserbasiertes Antragswesen für Abwesenheitsplanung von überall
• Mehrstufige Genehmigung und Mitarbeitervertretung im integrierten Workflow
• Selbstdefinierte Benachrichtigungen per E-Mail
• Selbstverwaltung durch Mitarbeitende sowie Informationsportal für mehr Transparenz

Zutrittskontrolle*

• Integrierte Zutrittskontrolle für mehr Sicherheit an den Standorten
• Absicherung von Räumlichkeiten in wenigen Konfigurationsschritten

Schnittstellen & Skalierbarkeit

• Export-Schnittstelle zur Übergabe an Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme (SAP, Loga, DATEV, Paisy, frei anpassbar für weitere Systeme)*
• PerImEx zum Austausch von Personaldatensätzen zwischen NovaTime und anderen Systemen*
• Buchungserfassung über Terminal, Smartphone* und PC
• NovaTime wächst mit dem Unternehmen mit

* optionale Erweiterung, nicht im Grundpaket enthalten